Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung
Ri.la.na - Patientenkommunikation als Brücke zwischen Arzt und Patient
Stand: November 2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unseres Internetauftritts und unserer Dienstleistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser Website ist:
Ri.la.na Patientenkommunikation
Rilana Borchmann
74858 Aglasterhausen
Deutschland
E-Mail: info@rilana-pako.de
Telefon: 0160-7545934
2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere:
zur Bereitstellung und zum sicheren Betrieb unserer Website,
zur Bearbeitung von Kontaktanfragen,
zur Kommunikation mit Arztpraxen und Interessenten,
zur Anbahnung und Durchführung vertraglicher Dienstleistungen,
zur Durchführung unserer vereinbarten Unterstützungsleistungen für Arztpraxen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.
3. Hosting und technische Bereitstellung der Website
Unsere Website wird mit dem Website-Baukastensystem IONOS MyWebsite Now erstellt und betrieben.
Anbieter ist:
IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland
Beim Besuch unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, die für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb des Internetauftritts notwendig sind.
Hierzu können insbesondere gehören:
IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seiten und Dateien,
Browsertyp und Browserversion,
verwendetes Betriebssystem,
verwendeter Gerätetyp,
Referrer-URL,
technische Informationen zur Übertragung und zum Seitenaufruf.
Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website sowie der Erkennung und Behebung technischer Störungen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt.
Soweit IONOS personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch IONOS finden Sie unter:
https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/
4. IONOS WebAnalytics
Unsere Website nutzt die Analysefunktion IONOS WebAnalytics, einen Dienst der IONOS SE.
WebAnalytics dient der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website sowie der technischen Optimierung unseres Internetauftritts.
Dabei können insbesondere folgende Informationen erfasst werden:
zuvor besuchte Website (Referrer),
aufgerufene Webseite oder Datei,
Browsertyp und Browserversion,
verwendetes Betriebssystem,
Gerätetyp,
Zeitpunkt des Zugriffs,
IP-Adresse in anonymisierter Form.
Nach Angaben von IONOS wird die IP-Adresse unmittelbar nach der Übermittlung anonymisiert und anschließend ohne Personenbezug verarbeitet.
IONOS WebAnalytics verwendet nach Angaben des Anbieters keine Cookies.
Die Auswertung erfolgt ausschließlich zu statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Analyse der allgemeinen Nutzung unserer Website und deren technischer und inhaltlicher Optimierung.
Weitere Informationen:
https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/webanalytics/
5. Cookies und vergleichbare Technologien
Das von uns eingesetzte Website-System IONOS MyWebsite Now verwendet nach Angaben des Anbieters selbst keine Cookies.
Sollten künftig zusätzliche externe Dienste oder Funktionen in unsere Website eingebunden werden, durch die Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, informieren wir hierüber gesondert.
Soweit eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, werden diese Technologien erst nach entsprechender Einwilligung aktiviert.
Rechtsgrundlage ist gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG.
6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen freiwillig übermittelten personenbezogenen Daten.
Hierzu können insbesondere gehören:
Vor- und Nachname,
Name der Arztpraxis oder des Unternehmens,
E-Mail-Adresse,
Telefonnummer,
Inhalt Ihrer Nachricht,
weitere freiwillig übermittelte Angaben.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation und gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit vorvertraglichen Maßnahmen oder einem bestehenden Vertragsverhältnis zusammenhängt.
In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer sachgerechten Bearbeitung eingehender Anfragen.
Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen.
Bitte übermitteln Sie über allgemeine Kontaktwege keine vertraulichen medizinischen Informationen oder Gesundheitsdaten.
7. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen für Arztpraxen
Ri.la.na bietet unterstützende Dienstleistungen für Arztpraxen an. Ziel ist es, die Patientenkommunikation zwischen den Behandlungsterminen sinnvoll zu ergänzen und die Kommunikation zwischen Arztpraxis und Patient zu unterstützen.
Vertragspartner von Ri.la.na ist ausschließlich die jeweilige Arztpraxis.
Im Rahmen unserer Tätigkeit können personenbezogene Daten von Patienten verarbeitet werden.
Hierzu können insbesondere gehören:
Vor- und Nachname,
Kontaktdaten,
Angaben zum individuellen Anliegen,
Informationen zur persönlichen Situation,
Angaben zum Betreuungs- und Unterstützungsbedarf,
gegebenenfalls Gesundheitsdaten und medizinische Informationen,
Informationen über die Kommunikation mit der behandelnden Arztpraxis,
gegebenenfalls übermittelte Befunde oder weitere medizinische Unterlagen.
Gesundheitsdaten gehören gemäß Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Kategorien personenbezogener Daten.
7.1 Rolle von Ri.la.na als Auftragsverarbeiter
Soweit Ri.la.na personenbezogene Daten von Patienten ausschließlich im Auftrag einer Arztpraxis verarbeitet, handelt RI.LA.NA als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.
Die jeweilige Arztpraxis bleibt Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Sie entscheidet über die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung und erteilt Ri.la.na die erforderlichen Weisungen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Dienstleistungen und auf Grundlage der dokumentierten Weisungen der jeweiligen Arztpraxis.
Zwischen Ri.la.na und der jeweiligen Arztpraxis wird vor Beginn der entsprechenden Datenverarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, insbesondere die erforderliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 DSGVO, liegt grundsätzlich bei der verantwortlichen Arztpraxis.
7.2 Vertraulichkeit und Umgang mit Gesundheitsdaten
Ri.la.na verpflichtet sich zu einem besonders sorgfältigen und vertraulichen Umgang mit sämtlichen personenbezogenen Informationen, die im Rahmen der vereinbarten Tätigkeit bekannt werden.
Gesundheitsdaten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies für die vereinbarte Dienstleistung erforderlich und durch die Weisungen der verantwortlichen Arztpraxis gedeckt ist.
Eine eigenständige Nutzung der Patientendaten zu Werbezwecken, für Marketingmaßnahmen oder für sonstige sachfremde Zwecke findet nicht statt.
Die medizinische Beratung, Diagnostik und Therapieentscheidung verbleiben vollständig bei der jeweiligen Arztpraxis und ihrem medizinischen Fachpersonal.
8. Einsatz von DailyBuddy Forms und Send
Zur Unterstützung einer sicheren digitalen Kommunikation und Datenübermittlung im Rahmen unserer Dienstleistungen für Arztpraxen nutzen wir die Funktionen Forms und Send von DailyBuddy.
Diese dienen insbesondere:
der strukturierten Erfassung von Informationen,
der sicheren Übermittlung personenbezogener Angaben,
der Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen,
der Übermittlung von Informationen im Rahmen der vereinbarten Betreuung.
Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden.
Soweit DailyBuddy im Auftrag von Ri.la.na personenbezogene Daten verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen der vertraglich geregelten Auftragsverarbeitung.
Die eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen dienen dem Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und unzulässiger Weitergabe.
Nach den uns vorliegenden Anbieterinformationen erfolgt die Datenspeicherung in Deutschland in einem DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg.
Die konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen, eingesetzten Unterauftragnehmer und weiteren Datenschutzbedingungen ergeben sich aus den jeweiligen Vertragsunterlagen und Anlagen zur Auftragsverarbeitung.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch DailyBuddy erfolgt ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Funktionen und Verarbeitungszwecke.
Die Nutzung von DailyBuddy für die Verarbeitung von Patientendaten erfolgt im Rahmen der vertraglichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen.
9. Weitere externe Dienstleister und Unterauftragnehmer
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen können externe technische Dienstleister eingesetzt werden.
Diese können insbesondere in folgenden Bereichen tätig sein:
Website-Hosting und technische Bereitstellung,
Bereitstellung digitaler Formulare,
sichere Datenübermittlung,
technische Speicherung und Verwaltung von Informationen,
Wartung und technische Unterstützung der eingesetzten Systeme.
Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Unterauftragnehmer werden nur im Rahmen der vertraglich zulässigen Voraussetzungen eingesetzt.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
10. Datensicherheit
Der Schutz personenbezogener Daten hat für Ri.la.na einen hohen Stellenwert.
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und unzulässiger Weitergabe zu schützen.
Hierzu gehören insbesondere:
- Beschränkung von Zugriffsrechten auf erforderliche Personen,
- vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Informationen,
- Einsatz geeigneter technischer Schutzmaßnahmen,
- Nutzung dafür vorgesehener sicherer Übertragungswege,
- sorgfältige Auswahl und vertragliche Einbindung externer Dienstleister.
Die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.
11. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen, werden die betreffenden Daten gelöscht.
Für Patientendaten, die Ri.la.na im Auftrag einer Arztpraxis verarbeitet, richten sich die Speicher- und Löschfristen nach den vertraglichen Vereinbarungen und den Weisungen der jeweils verantwortlichen Arztpraxis sowie den geltenden gesetzlichen Vorgaben.
12. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.
Soweit Ri.la.na als Auftragsverarbeiter für eine Arztpraxis tätig wird, sind Anfragen bezüglich der betreffenden Patientendaten grundsätzlich an die jeweilige verantwortliche Arztpraxis zu richten.
Ri.la.na unterstützt die verantwortliche Arztpraxis im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen.
13. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.
14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer beschriebenen Dienstleistungen nicht statt.
15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund geänderter gesetzlicher Anforderungen, technischer Entwicklungen oder Änderungen unserer Dienstleistungen erforderlich wird.
Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.